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我校开展教学档案大检查工作
2019-06-26 16:55  
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为了提高对教学档案建设与管理工作的认识,推进档案管理工作的责任落实,为迎接本科教学合格评估、本科专业评估等打下良好基础,根据学校2019年学校党政工作要点要求,我校于6月18日至23日对全校25个教学院部(中心)开展了教学档案大检查。

本次检查是在各院部前期开展归档整理、自查改进基础上进行的。学校共成立6个专家组,分别邀请6名校外专家担任组长,校内相关职能部门领导及各院部教学副院长为成员。专家组通过听取工作汇报,与院部领导及相关人员交流,现场查阅档案材料等方式,全面考察了各院部教学档案建设及管理情况。

6月24日下午,教学质量监控与评估办公室召开专家组副组长及联络员会议,对本次检查工作进行了交流总结。各专家组认为:院部领导对本次检查工作均给予了高度重视,主要领导亲自汇报,班子成员全体参加,分管档案的同志辛勤努力、密切配合,保证了检查工作的顺利进行。各院部均能按照校政〔2015〕77号文件中“教学档案分类目录”建立纸质及电子档案体系,明确有专人负责,安排有保存场地、配备有专门档案柜保存档案;一些院部已经将教学电子档案上传到学校分配的FTP服务器,保证了电子档案的安全。部分学院突出教学档案建设的重点和主体,通过档案展现课程改革的成效和专业培养的方向,如:一些承担有公共课程教学的学院,通过课程材料展现出了课程改革情况以及对学校主体专业的支撑;有的学院建立了教师业务档案,将老师的业绩材料登记归档并持续更新。有的学院重视教学档案材料的系统性,如:将每学期的教学检查与监控材料系统存档,从校、院两级检查安排到每个环节的具体实施、总结分析等全面整理存档。部分学院通过教学档案材料体现了自身教学管理及人才培养的特色,如:对学生顶岗实习的档案材料进行系统整理,对产教融合档案材料从基地建立到实际运转等材料系统存档等。

但本次档案检查也发现各院部的教学档案工作水平差异明显,且存在以下问题:一是对教学档案的日常建设与管理不到位,立档存档的意识淡薄,存在临时突击、应付检查的现象,电子档案在普通电脑上存储,存在安全风险。二是在教学档案的系统性、完整性方面,原始材料缺失严重,多数二级学院没能将本科专业材料进行系统存档,档案材料的内涵不足,缺乏条理和逻辑。三是在教学档案的规范性方面,多数院部没有按要求建立索引或材料清单,对上级及学校的重要文件、材料收集存档不到位,电子档案制作整理不规范、不全面,教学基本材料、考试试卷等大宗原始材料分类存放不尽合理。四是在教学档案的严谨性方面,一些院部对本单位制定的建设规划、条例规章、管理细则等重要文件排版随意、格式不统一,某些院部的制度性文件出现内容错误、落款不清,甚至有抄袭痕迹等低级错误。

针对存在的具体问题,专家组成员已按照分工向各院部进行了现场反馈,各组联络员还会根据专家的检查记录整理出书面反馈意见。对于下一步工作,各组建议教务处、评估办进一步明确教学档案质量标准,按照标准要求督促各教学单位完善整改,以本次检查为契机,建立教学档案工作长效机制;同时,也建议选择一些建设基础好、管理相对规范的院部树立标杆、开展培训,进一步提高教学档案的管理质量。

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